2016/11/16 公開

ワード(Word)でのテンプレートの作り方・保存の仕方とは?

マネジメントシーンで役立つワード術

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2016

ワードで文書作成の効率が上がるテンプレートの作り方とは?

請求書や見積書、または報告書や企画書など、決められたフォーマットで文書を作成します。そうして決められた文書を作成する際、過去に作成した分の数値などを消してから利用してはいないでしょうか。

それでは非効率的ですし、一度あった数値を消すとなるとそれだけ間違えるリスクも増えてしまいます。また、フォーマットは別に用意してあるという場合も、使いたいフォーマットが増えればフォルダ管理が大変になってくるもの。

そんなときに便利なのが、ワードのテンプレートです。既にあるフォーマットではなく、テンプレートを自分で作成することができます。今回は、フォーマットの呼び込みが楽になるワードのテンプレートの作り方を見ていきましょう。

作り方は簡単!使用したい文書をテンプレートで保存するだけ

まずは、テンプレートに設定したい文書を用意します。

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今回は、例として請求書を選択しました。会社によってテンプレートにしたい文書は異なると思いますが、テンプレートとして利用するのは、文書の形自体は変えずに、数値や会社名など変更が限定的なものを選ぶと良いです。

なお、テンプレート化する際に注意したいのが、余計な文書や数値が入っていないかと言うこと。過去にある文書を用意することになるかと思いますが、そのままだと、相手先や内容、数値などが入ったままの状態になってしまっていると思います。

例えば、例に挙げている請求書ですと、相手先、合計金額のほか、表式になっている部分に記載している内容と数値は不要ですのであらかじめ消しておきましょう。削除しておかないと、後々作業する部分が増えて作業効率が悪くなってしまいます。

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次に、用意したフォーマットを保存していきます。ワードの左上にある「ファイル」をクリックしましょう。

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すると、左側にメニューが表示されます。ここで、「名前を付けて保存」を選択して詳細を開きます。ここまでは、普段ワードを保存する際の流れと同じですね。

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「名前を付けて保存」を選択すると「このPC」やOne Driveなどが表示されます。パソコンに保存する際は「このPC」を選択しましょう。

そして、ここで注意したいのが、保存するファイルの種類。通常の文章以外にも、ワードでは様々な方法で保存をすることができます。ここではテンプレートで保存することになりますので、「Wordテンプレート」を選択しましょう。

ただし互換性を考えない場合は「Wordテンプレート」でも大丈夫ですが、社内でほかのワードのバージョンがある場合は、展開するのが厄介です。2003年よりも以前のワードが混流している場合は、「Word 97-2003テンプレート」を選択しましょう。

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ちなみに、保存したテンプレートは、ワードで新規のファイルを作成する際、テンプレートの一覧で表示されます。「個人用」という場所に保存されていますので、ぜひ活用してみてください。

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