2016/11/16 公開

ワード(word)で送付状のテンプレートを作ろう!

マネジメントシーンで役立つワード術

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2016

ワードのテンプレートに登録すれば送付状作成が便利になる

ワードのテンプレートは、決まったテンプレートを使用するだけでなく、自分の使用したい文書をテンプレートとして登録することもできます。中でも送付状は、請求書や見積書のほか、さまざまな文書に添えることが多く使用する機会の多い文書です。

過去にあった文書を置き換えるという方法ではなく、あらかじめテンプレートを用意しておく方がビジネス的な効率は上がります。今回は、そんな送付状の中でも、FAX送付状の事例を用いて、ワードのテンプレートを使用する方法、または自分で作成したものを保存する方法をご紹介します。

ワードに登録されているテンプレートから送付状を確認してみよう!

すでに使用している送付状のフォーマットがある場合は、すでにあるものをテンプレート化すれば良いですが、一から送付状を作る場合は、ワードに登録されているテンプレート改変してみるのも使い方としてはおすすめです。

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たとえば、ワードを新規で開くとテンプレートの画面が表示されます。ここで、上部の検索画面で「送付状」と入力してみましょう。複数の送付状がヒットしました。

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気になるテンプレートをクリックすると、拡大表示で表示されます。さらに、「作成」をクリックするとテンプレートが開きますので、使用したい送付状のテンプレートがあれば選択してみるのも良いでしょう。

ワードで送付状をテンプレート化する前のヒント

それでは、あらかじめあるワードのテンプレートでも、すでに用意してあるものでも良いですが、テンプレートにするための送付状を用意してみましょう。

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例えば、すでにあるワードのテンプレートから送付状をダウンロードした場合です。テンプレートですから、自社の情報を含め、全ての項目が空欄になっています。このままですと、ビジネスシーンで使いまわすのに勝手が良いとは言えません。

赤線で囲った部分は、自社の情報を入れる欄になりますので、正確に埋めておきましょう。青線は発信元と言うことで、部署を記入する欄になります。同じ部署内で送付状を使用する場合は該当の部署を埋めておくと良いでしょう。

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こちらが完成形です。送付状の真ん中にある送付先や電話番号といった変更のある可能性のある情報については空欄のままにしておきましょう。おそらく、取引先も複数あると思いますので、テンプレートに入力してしまうと毎回情報を消してからの作業になってしまいます。

因みに、過去に作成したオリジナルの送付状をテンプレート化する場合は、紹介したものと手順が逆になります。自社の部分の情報だけ残し、相手先の情報や送付枚数、日付は消しておきましょう。

ワードで作成した送付状をテンプレート化しよう

テンプレートとして保存するための手順です。

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ワードの左上にあるファイルを選択します。

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次に、展開したメニュー部分から「名前を付けて保存」を選択。ここまでは通常の保存方法と同様です。

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次に、保存先を選択していきます。ここで、保存する際にファイルの種類に注意しましょう。「Wordテンプレート」を選択することで、テンプレートとして保存することができます。ここでテンプレートとして保存しておけば、新規でワードファイルを展開する際にすぐに利用できるので仕事も効率化を図れますよ。

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