ワード(Word)のコメントを非表示にして印刷する方法

マネジメントシーンで役立つワード術

2016/12/15
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2013

コメントを非表示にして印刷すれば、修正前のワード文書を参考資料として活用できる

プレゼン資料を作成し、クライアントへプレゼンを行う際に、文章やグラフのみでなく補足文を挿入することで、クライアントの理解度が高まり、スムーズにプレゼンを進めることができます。ワード文書に直接書き込まず、枠外に補足文を入力できるコメント機能はフィードバックを行う際やグループで文書をチェックする場合に便利です。

しかし、コメントが入力された文書を印刷しようとすると、自動的にコメントも一緒に印刷されます。

新人研修で使用する、資料作成のNG例として、コメント入力前の文書を印刷したいといった場合もあるはずです。コメント入力後に、手を加える前の文書のみを印刷する必要がある場合には、コメントを非表示にして印刷する方法が役立ちます。コメントを非表示にして印刷する方法をマスターし、必要なときに元の文書を印刷できるようにしましょう。

印刷画面からコメントを非表示にする方法

コメント入力したワードシートを印刷をしようと印刷プレビュー画面を開くと、入力されたコメントがそのまま表示されているのがわかります。

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コメントの印刷が不要な場合には、まず「ファイル」のタブを選択します。次に「印刷」からコメントを載せない形の設定をすることができます。

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次に「設定」欄を開き、「すべてのページを印刷」を選びましょう。そして「変更履歴/コメントの印刷」の文字の左にチェックの印がついている場合、クリックを押すことでチェックが外れます。

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チェックが外れたことを確認し、画面右側のプレビュー画面でコメントが非表示になることを確認しましょう。

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印刷画面からの設定ではなく、校閲タブからコメントを非表示にして印刷する方法

印刷画面からではなく、リボンの「校閲」タブからコメントを非表示にして印刷することもできます。操作方法として、第一に「校閲」タブの「変更履歴」を選択し、次に「変更履歴とコメントの表示」を選択します。

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「変更履歴とコメントの表示」を選択後、「コメント」の左にチェックの印があることを確認しクリックします。

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「コメント」の左側にあるチェックが外れるとワード全体の画面からコメントが非表示になります。非表示の状態で印刷を行うと、コメントを除いた文書のみが印刷されます。プレビュー画面でもコメントが非表示になっていることが確認できます。

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