ワード(Word)にエクセルのテンプレを差し込み、業務を効率化!

マネジメントシーンで役立つワード術

2016/12/15
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2016

ワードの差し込み印刷で業務を効率化しましょう!

マネジメント職に就いたとしても書類作成は第三者に任せず、自分自身で作成することもあります。しかし、部下のマネジメントや業績報告、自分自身の成績などやるべきことがたくさんあるため、文書作成は効率化したいものです。

そこで、おすすめなのがワードの差し込み印刷を利用した文書作成です。この方法を習得すれば、文書作成にかける時間を大幅に短縮でき、注力すべき業務に集中することができます。

ワードの差し込み機能で使う、文書のひな形を決めよう!

早速、ワードの差し込み印刷機能を使って、文書作成をしましょう。今回は内定通知書作成を例に挙げながら説明していきます。

まずはワードを立ち上げ、「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」から「差し込み印刷ウィザード」をクリックします。

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文書の種類「名簿」を選択し、次へ進みます。

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エクセルで作成した名簿の挿入先となる、文書のひな形を選択します。

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ここで「既存の文書」を選ぶこともできるので、あらかじめひな形となる文書を用途ごとに分けて保存しておくことで、いざ文書作成となった時でも時間短縮を図ることができます。

今回は「現在の文書」をクリックし、「宛先の選択」をクリックし次に進みます。

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ワードの差し込み機能でエクセルの名簿を挿入する

次に既に作成しているエクセルのデータを、差し込み機能を使って、作成したワードのひな形に情報を入力します。

次に宛先の選択に進んだら、「参照」ボタンをクリックし、内定者の名簿が記入されているファイルとシートを選択します。

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すると、差し込み情報の確認ウィンドウが表示されますので、OKをクリックします。

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OKを押したら、「名簿の配置」をクリックします。

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次に「差し込みフィールドの挿入」をクリックします。

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そして、「姓」「名」を挿入します。

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すると以下のように表示されます。

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「名簿のプレビュー表示」をクリックすると
データ挿入後の内容が確認できます。

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問題なく、表示されれば、「差し込み印刷を完了」で完了します。

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このように、エクセルの名簿データとワードの差し込み印刷機能を使用すれば、
多く作らなければいけない内定通知書作成も簡単にできます。

ひな形と名簿を用意して効率化できるところは効率化し、本来やらないといけないマネジメント業務に注力できるようにしましょう。

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