2016/11/17 公開

ワード(Word)文書の変更履歴を完全に削除する方法

マネジメントシーンで役立つワード術

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変更履歴を完全に削除すれば、社内の機密が漏れる危険をなくせる

変更した形跡を残してくれる「変更履歴の記録」は、部下に修正指示を出すときなどに便利です。しかしデータを取引先など外部に渡す際には、会社の機密が外部に漏れる恐れがあるので削除する必要があります。

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しかし「変更履歴とコメントの表示」から非表示にしただけでは、相手が再表示の操作をすれば簡単に見られてしまうので、履歴を完全に削除してから提出しましょう。提出作業を部下に任せる場合は、このことも含めて指示すると安心です。

ここでは、変更を適用してから履歴を削除する方法と、変更する前の状態に戻してから履歴を削除する方法の、2種類の削除方法をご紹介します。

ワード文書につけたコメントを削除する

変更履歴を削除する前に、まずはコメントから削除しましょう。

1.画面上部の「校閲」タブをクリック、「コメント」のグループにある「削除」ボタンをクリックし、「ドキュメント内のすべてのコメントを削除(O)」をクリックします。

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以上でコメントの削除は完了です。

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ワード文書の変更履歴を、本文に変更を適用してから削除する方法

1.もし変更履歴が非表示になっていたら、「校閲」タブ→「最終版:変更箇…」となっているボタンをクリックしてから「最終版:変更箇所/コメントの表示」をクリックし、変更履歴を表示してから削除の操作を行いましょう。

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2.「校閲」タブ→「承認」ボタンをクリックし、「承認して次へ進む(M)」をクリックします。

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3.再び「承認」ボタンをクリックし、「ドキュメント内のすべての変更を反映(D)」をクリックします。

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4.以上で完了です。
例では、大きな変更として「4」の項目(緑枠内)が加わっているので、変更が適用されているのが確認できました。

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ワード文書の変更履歴を、本文を変更する前の状態に戻してから削除する方法

1.上と同じく、もし変更履歴が非表示になっていたら、「校閲」タブ→「最終版:変更箇…」→「最終版:変更箇所/コメントの表示」をクリックして変更履歴を表示してから、削除の操作を行いましょう。

2.「校閲」タブ→「元に戻す」ボタンをクリックしてから、「元に戻して次へ進む(M)」をクリックします。

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3.再び「元に戻す」ボタンをクリックし、「ドキュメント内のすべての変更を元に戻す(D)」をクリックします。

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4.以上で完了です。
例では、大きな変更として「4」の項目(緑枠内)が削除されているので、変更する前の状態に戻っているのが確認できました。

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