2016/11/25 公開

パワーポイントで自社オリジナルの部下の報告書テンプレートを作成する方法

マネジメントシーンで役立つパワーポイント術

Pocket

2016

報告書をパワポのテンプレートにするメリット

報告書をテンプレート化することでマネージメントに欲しい内容を集めることができます。プロジェクトや業務内容について報告を出して欲しいと部下に依頼する時、何をどう報告すればいいか分からない部下もいるかもしれません。

時には、メール、ワード、エクセル、PDFなど部下によって端的過ぎたり、余計な内容が含まれていて解読に難儀することがあったりします。それを一括統一することで、部下の悩みも、マネージメントとして必要な情報の扱いがスムーズになります。

報告書を出させることではなく項目の目的を伝える

単に報告書を出さなければならないから報告書を書くという義務的なものでは、ではその報告がなぜ必要なのか、報告書の中にある情報がどう反映していくかを理解しておくことで、内容がグンと変わってきます。

プロジェクトや業務内容、各個人の目標に応じて、必要な項目は異なってくると思います。経営や、今後の計画や戦略に関する判断の材料になることを分かっていれば伝えるべきことを考えるようになり、見極めやすくなるでしょう。

報告書テンプレートの作成手順

テンプレートをパワーポイントのスライドマスター機能を使って作成する方法をご紹介します。部下に予め報告書関連はその既存の報告書テンプレートを使って欲しいことを伝えておけば、アプリケーションや構成のバラつきを防ぐことができます。

1、白紙から作ると殺風景なのでシンプルな基盤スライドをマスター機能で作成するための手順です。

新しいパワーポイントのファイルを起動し、メニューから①表示タブを選択、機能の中央あたりにある②スライドマスターを選択して始めます。

p42-01

2、自社ロゴ、自社イメージカラーなどを使ってベース枠を作ります。

手順は、ロゴやタイトル欄、ラインなど、あまり複雑にならない程度に入れたら、×をクリックしてマスター表示を閉じます。

p42-02

社内用であれば、魅せる必要性は低くなり、必要なことがパッ目に入ること、体裁が一律だと報告内容が掴みやすくなります。

3、先ほど作成したマスタースライドを本文用のスライドに設定します。

白紙上で①右クリックして展開される項目の中の②レイアウトを選択し、出てくる候補の中から③作成したスライドを選択します。

p42-03

4、複数枚に渡る時、参考資料を付ける時はスライドを増やす手順は以下の通りです。

月次の同じ報告書などは新しいスライドを加えて同ファイル統一すると進捗や目標の比較・管理ができます。
スライド表示上で①右クリックして展開する項目の中から新しいスライド(または複製)を選択すると同じスライドが加わります。

p42-04

5、テンプレートとして保存し共有します。

ファイルタブをクリックして名前を付けて保存を選択するとファイル名(報告書の種類ごとに分けても良い※図1)を入れるボックスが表示されます。保存形式をPowerPointテンプレート(*pptx)に指定して、保存をクリック。そのファイルを社内で共有できるようにして皆が使えるようにします。

p42-05

このように、社内共有のテンプレートを作成しておくことで、報告書の統一性が高まります。また、統一することで見やすさもアップします。報告書の内容ごとにテンプレートを作成し、部下が報告書を作成する際に、体裁の整ったものを提出させることができるよう、対応するとよいでしょう。

Pocket

マネたま編集部
「現場視点から考えると、マネジメントがもっとオモシロクなる」をコンセプトに、マネジメントに関する情報を発信していきます。