2016/11/25 公開

パワーポイント(PowerPoint)の社内プレゼン資料作成のコツ

マネジメントシーンで役立つパワーポイント術

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社内プレゼン用資料作成のコツ

部下がクライアントへ営業提案をする上で事前に社内の合意を得る必要がある、あるいは経費獲得のため社内稟議を通す必要がある、といった“社内プレゼン”のシーン。事前に資料をチェックすると大事な要素が抜けている、何を決めたいのかわからない、時間枠におさまらないほどの資料を作っているといった問題がボロボロと出てくることはないでしょうか。“社内プレゼン”における着眼点と資料作成のコツをこれからお伝え致します。

社内プレゼンと社外プレゼンは何が違うのか

違いは大きく3つあると言われています。

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1つ目はプレゼン時間の長さです。
社外の場合、講演会であれば1時間ほどプレゼンをするケースもありますし、営業の提案時で見ても20~30分ほどプレゼンする機会は多いはずです。

一方で社内は、管理職会議の場を例にすると複数ある議題の中の1つとしてプレゼンするため与えられた時間は5分、といった短い時間制限の中でプレゼンしなければならないケースが多くなります。 “プレゼンは手短に”の要素が強いのが社内プレゼンの特徴です。

2つ目の違いは、社内と社外では聞く姿勢が違うということです。
社内は事業としての利害を共有しているため「どうやって解決するか?」という前向きな姿勢でプレゼンを聞きます。一方で社外の場合、聞き方は聞き手次第という要素が濃くなります。前向きに聞いていることもありますが、仕方なく聞いているケースも多くあります。

最後の3つ目は、「感情に訴える必要があるか否か」の違いです。
社内の場合、短い時間の中で多くの決裁をしなければならないため、感情に訴える必要はほとんどなく、むしろ論理性やシンプルさの方が大事になります。社外の場合、論理性やシンプルさも大事ですが、不安、不満、不足、不便といった“不の感情”を揺さぶることで、プレゼン内容への共感が高まりゴール到達に近づく可能性が高まります。

社内のプレゼンの場合、シンプルにわかりやすく、手短に資料を作成していく必要があります。

社内プレゼンにおける資料作成の進め方

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プレゼンには大きく4つの形式があります。

1つ目は、「単に理解を得るプレゼン」。
例えば講演会における一方向のプレゼンです。

2つ目は、「インプットを貰うプレゼン」。
例えば事業案についての印象を聞くプレゼンです。

3つ目は、「決定・承認を受けるプレゼン」。
例えばお客様に提案をして決済を頂くプレゼンです。

4つ目は、「後の行動を促すプレゼン」。
例えばプロジェクトの進め方を議論するプレゼンです。

社内・社外共通で4つのタイプのプレゼン形式があるので、本題である社内プレゼンにしか無い形式は存在しません。ここでの着眼点は社内プレゼンの特徴として“プレゼンの時間が短い”ケースが多いため、どのパターンのプレゼンなのかを意識して資料を作ることが非常に大事だということです。

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事前設計として最初にすべきは、プレゼンのゴール設定です。具体的には①プレゼン相手は誰か②どのような反応を聞き手に期待するのかの2点です。②のどのような反応を期待するのかについては冒頭のプレゼン4つの分類のことを指し、①の「誰へ」については次のスライドで説明させて頂きます。

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プレゼン相手は誰かについて、社内・社外という区別、対象人数は1人・複数という区別をまず整理します。社内・社外共に相手の所属組織を把握し、その所属組織故に気にしているポイントを丁寧に説明する必要があります。

対象人数は人数が多いほど意見がまとまらない可能性が高まるため人数に合わせた作りこみと流れを設計する必要があります。その他、聞き手の役職、決定権限、事前の理解度、親密度などからプレゼン上、伝える内容や気を配るポイントが変わるため丁寧に設計を行います。

社内プレゼン資料はとにかくシンプルに

今までの話をまとめると社内のプレゼンに大事な要素は3つとなります。

1 シンプルにわかりやすく、手短に資料を作成していくこと
2 4つのプレゼンの分類のうち、どのプレゼンなのかを明確にすること
3 聞き手がどんな状況なのかを把握した資料作成に努めること

それでは具体的な参考事例をもとに資料作成のポイントを説明していきます。
まず状況としては、プロセス設計を提示する資料を見せる場面で、ここでは内容を理解してもらうことをゴールと置きます。会議参加者も多く、時間も限られているため、いかに短時間で理解してもらえるかが肝になるシーンとしましょう。それでは早速資料の悪い例と良い例を比較しながら見て下さい。

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悪い例の方は、色の使い方にルールが無く、構造が複雑のため読み込むのに時間がかかることがわかるかと思います。読み込むのに時間がかかる要素は全てノイズとなってしまうため、できる限りシンプルにまとめる必要があります。
良い例を見て頂くと、色は1色。囲う線の太さだけで注目ポイントの濃淡を表現しています。左から右へのプロセスを見ていけばよいように導線を引いているため理解への時間が短くなるはずです。

1 シンプルにわかりやすく、手短に資料を作成していくこと
2 4つのプレゼンの分類のうち、どのプレゼンなのかを明確にすること
3 聞き手がどんな状況なのかを把握した資料作成に努めること

以上の3つを意識し社内プレゼンを成功させていきましょう。

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