2016/11/30 公開

部下に伝えるパワーポイント術!デザインはなぜシンプルがいいのか

マネジメントシーンで役立つパワーポイント術

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2016

分かりやすいパワポ資料作成を指導する

パワーポイントの資料作成になれない部下は、一生懸命に工夫を凝らし、デザインに凝ったり、細かい説明を詰め込み過ぎたりすることが多いです。

あれもこれもと付け足しがちな部下には、実はシンプルなものがプレゼン効果を上げるということ、そしてその理由や効果について例を挙げて指導することで、腑に落ちやすくなるでしょう。今回は、部下に対する資料づくりのアドバイスや、作成された資料をチェックする時に役立つポイントをご紹介します。

1.何についてのプレゼンか分からない⇒目的を最初に

始めに問題解決の到達地点、施策の結果などを伝えることで、受け手の心境や脳裏に準備が整うのでスムーズに内容を受け取ってもらいやすくなることを伝えます。比較できる資料やスライドを見せながらの説明も効果的です。

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シンプルでない資料の特徴

プレゼン時のパワポ資料は読むものではなく、見るものであることを強調して伝えます。
受け手のストレスの軽減を考えるようアドバイスしましょう。

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2.文字がベタ打ちでスライドを満たしている⇒箇条書き

伝えたいことがたくさんあり、パワポに含めた文章を頼ってプレゼンの話を進めたいと思う部下にありがちなのが長い文章の詰め込みです。

上記で述べたように、スライドは読むものではなく、見るものと認識させます。また、自分が良いプレゼンをするためではなく、受け手が内容を認識・理解をしやすくするためのものであることを伝えます。

そのためにも、シンプルかつ端的に伝えやすい箇条書きが最適です。そうすることで、伝わりやすいシンプルな資料が出来上がることを、伝えましょう。

3.多色使いや凝ったデザインは求められない⇒要点が伝わることが先決

彩り豊かに様々なコンテンツを駆使して作り込まれたプレゼンテーション資料は「デザイン」に時間が掛けられています。要点が掴めない=プレゼンにならないこともあります。

配色はベースの白、メインとポイントに絞り込むことで無駄な時間と労力も省けます。技巧的なプレゼン資料を好む方は時間をかけたものを好まれるかもしれません。ですが、そこに時間を使うな!と思う管理職なら部下に注力すべきが「内容」であることを伝えましょう。

4.大切な数字がない、埋もれている⇒際立たせることで印象付ける

具体的な数字がすぐに目に入ることはプレゼンテーションでは大切なことです。ポイントとなる数字は必ず記載し、強調を加えるようにします。曖昧さが解消され、インパクト感が出せるというメリットがあります。

協調して伝えたい大事な数字は、特別に大きく表示させる、グラフで主張したい部分は鮮やかな色を使って視線誘導をするなどの工夫をこらしましょう。シンプルでありながら、伝えるべき大事なところはきちんと大きく強調されている資料は、何が大事かを一目で伝えてくれます。

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5.図や表、画像が無い⇒イメージの力はスムーズでわかりやすい

図や表は、見やすいことが鉄則です。余白やフォント色、背景色なども全体との統一感を前提にして作成、追加するようにします。

短い文章でも文字だけのスライドが続くと受け手に読んでいる感覚を与えてしまいがちです。メリハリの上でもうまく変化をつけると退屈や飽きなく集中して聞いてもらえるでしょう。

伝えたいことがたくさんあるのは、どんなプレゼンでもあることです。ですが、そこで文章だけで伝えるのでは上手く伝えることは難しくなってしまいます。

あえて図や表で示し、補足として口頭で伝える。あるいはポイントとなる単語のみを表記するなどして、受け手に視覚的にも伝わりやすい資料作りを心がけるようにしましょう。

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シンプルかつ適度な文章の量と、効果的な図や表の挿入で、伝わりやすい資料を作れるようになれば、部下のプレゼンの質も向上するでしょう。

また、プレゼン資料作成時間の短縮にもつながるため、ぜひシンプルなプレゼン資料の作成術を部下に会得してもらいましょう。

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