【REPT関数、MOD関数、ROW関数】エクセル関数を使った見やすい表の作り方

2016/04/25
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エクセルのデータをもとに、多くの人が目にする資料として表を作成する……そのような必要性が発生することもあるのではないでしょうか。そんな時に求められるのは、スピードだけでなく、正確で見やすい資料を作ること。資料を見る人がストレスを感じない表を作り、エクセルの使い方においてワンランクアップを目指しましょう。

そこで今回はREPT、MOD、ROW関数と条件付き書式を使った、見やすい表の作り方について以下の手順でご紹介します!

1.セル内に視覚的なグラフを表すREPT関数
2.MOD関数とROW関数で一行おきに色をつける
3.条件付き書式でセルの色を変える

1.セル内に視覚的なグラフを表すREPT関数

文字列を指定した回数だけ繰り返して表示することができるREPT関数。このREPT関数を使用すれば、エクセルで作成した表をもとに視覚的に数値の割合を確認できます。

ここでは獲得件数をもとに、獲得件数を目に視覚的に確認できるような簡単なグラフを作成します。

rept1

まず、C列にB列の獲得件数を10で割った値の数だけ繰り返し「★」を表示させるため、C列にREPT関数を入力します。

rept2

=REPT(“表示させたい記号”,対象となるセル/10)

このように入力することで、割合に応じた数だけ記号を繰り返し表示させることができます。

rept3

10で割ったB2のセルの値は9であるため、★が9つ表示されました。同様に、残りの社員の獲得件数についても関数をコピーします。

rept4

獲得件数についてグラフ表示されました。複数の数値が並んだ表について、この方法であれば簡単に割合が確認できますね。

2.MOD関数とROW関数で一行おきに色をつける

エクセルで作った表を見やすくするため、1行おきに色をつけるという方法があります。整然と並んでいるエクセルのデータだからこそ、どの行の数値を確認していたか分からなくなってしまい、確認ミスに繋がってしまうことも……。

そんなことを防ぐため、表の1行おきに色付けしていきましょう。こうすることで、各行が見やすくなります。

1行おきに色をつけるということは、奇数行か偶数行に色をつけることと同じです。そのためにはまず、それぞれのセルが何行目に属しているかをExcelが判断できるように関数を使わなければなりません。ここで使うのは、ROW関数MOD関数です。

ROW関数のROWは「行」を指し、この関数を使うことで指定したセルの行数を表示させられるものとなっています。そしてMOD関数は割り算の”あまり”を表示してくれるため、MOD関数を使って2で行数を割った時に「”あまり”が0以外」と条件を指定することで奇数、「”あまり”が0」と条件を指定すれば、偶数を表示することができます。

いよいよ、1行おきに色をつけていきます。まずは、対象としたい表の範囲を指定します。

mod1

次に、メニューバー[書式]から[条件付き書式]をクリックし、ここからMOD関数とROW関数、2つの関数を組み合わせて使用します。

先程の数式に該当していた場合に色を変えようとしているので、条件1について[数式が]を選択し、以下の数式を入力します。今回は奇数行に色をつけていくことにするため、セル番号を2で割って余りが1だった場合に色を塗るよう設定を行います。

excel

条件に該当していた場合に変えたい色を選び、[書式]ボタンをクリックして色を設定します。

mod2

これで1行おきの色違いリストの完成となります。それぞれのセルが何行目にあるのかを判断し、奇数行だった場合には色が変わるように設定してあるので、不必要となった行を削除しても問題ありません。

3.条件付き書式でセルの色を変える

また、この「条件付き書式」を使用することで、条件に当てはまるセルだけを抽出し、色を変更することができます。

if1

この表を例にした場合、ステータスが「済」になった行を色付けすることで見やすくなることが考えられます。

まずは対象となる表の1行目を選択し、メニュー[書式]>[条件付き書式]を選択します。「条件付き書式の設定」ダイアログが表示されたら、ここでプルダウンの条件1について、「セルの値が」を「数式が」に変えます。条件の欄には対象となるセルを指定して、セルの色を変える値を設定します。ここではステータスが「完了」になったセルのみを選択するため、以下のように入力をしましょう。

=$C2=“完了”

「書式」ボタンから「セルの書式設定」ダイアログを表示させます。そして「パターン」タグから表示させたい色を指定します。

後は「OK」ボタンを押し、他の行にも同様にコピーすることでIF関数を使って色をつけた表が完成します。

if3

「済」状態の行のみに色が付きました。こうすることで「完了」でないところが目立ち、表を確認しやすくなりますね。

表を作成する時は客観的な視点を!

表を作る時は主観的な視点だけではなく、客観的な視点も必要です。「もうちょっと見やすくするために工夫できるのではないか」というホスピタリティが、表を見た人が欲しい情報をすぐに得られます。今後、表を作る際には注意してみましょう。

次回もお楽しみに!

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