2016/06/17 公開

【エクセルでグラフ作成】会社の人事データを整理するためのグラフの作り方

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全社員の年齢や性別、支社ごとの人数を分析したい……そんな時は、データをグラフ化してみましょう。視覚的に分かりやすくすれば、今後の採用方針を立てるのに役立つことでしょう。 今回は人事がよく使うデータを、見やすくグラフ化する方法を解説します!

1:男女別の社員数と全社員数の推移を棒グラフと折れ線グラフの複合グラフで表す。
2:各支社の人数の比率と地域別の人数の比率を二重ドーナツグラフで表す。
3:全社員の年齢比を横棒グラフで表す。

男女別の社員数と全社員数の推移を棒グラフと折れ線グラフの複合グラフで表す。

複合グラフを作るためにはまず基本となるグラフを作成してから、別のグラフ形式で表示させたいデータを変更します。 まずはこちらの図を元に、それぞれのグラフを作りましょう。

グラフ1

グラフ化するデータ範囲を指定した後、〔挿入〕タブからグラフの種類を選択します。ここでは縦の集合棒グラフを選びましょう。すると、縦の集合棒グラフが作成されます。

グラフ2

これで作成できたグラフを更に加工します。 女性社員のデータの色を変えてみましょう。女性社員の人数データ値をクリックし、右クリックで〔データ系列の書式設定〕を選べば、色が変更できます。

グラフ3

続いて合計人数を折れ線グラフに変更します。今度は合計人数のデータ値をクリックし、〔グラフのデザイン〕タブより「グラフの種類の変更」、マーカー付き折れ線を選択すると、合計人数のデータ値のみが折れ線グラフとなります。

また、マーカー付き折れ線グラフの箇所について色を統一したい場合は枠線、マーカー、マーカーの枠線と3点変更する必要があります。 そしてデータ系列の書式設定から「系列のオプション」を選び、使用する軸を主軸(下/左側)から第2軸(上/右側)を選ぶと、合計人数のデータの目盛り軸が右側に表示されます。この目盛りについても軸の書式設定で最大値を指定することで、格段に見やすいグラフを作成できます。

グラフ4

各支社の人数の比率と地域別の人数の比率を二重ドーナツグラフで表す。

続いて、全国の支社にいる社員数と、地域別の社員数の比率を二重ドーナツグラフで表します。以下の表をもとに行いますが、ここでのポイントは、支社別の人数と地域別の合計人数とを1つの行ではなく、2つの行に分けているところです。これは、2つのグラフを作成するためです。

グラフ5

この表を範囲指定し、〔挿入〕タブからグラフの種類を選択します。ここではドーナツグラフを選びましょう。すると、表をもとにしたドーナツグラフが作成されます。

グラフ6

しかしグラフが細かく、どのデータ値がどの項目を表しているのか分かりにくいですね。ここから更にグラフを加工していきます。 内側のデータをクリックした後に右クリックで「データ系列の書式設定」を開くと、系列のオプションからドーナツの穴の大きさを設定できます。大きさの割合を減らしていくと、項目の幅を大きくできます。

グラフ7

次はグラフに項目名やパーセンテージを追加します。先程と同様にグラフの値をクリックした後、〔グラフのデザイン〕タブから「グラフ要素を追加」を選びます。

グラフ8

「データラベル」から「その他のデータラベルオプション」を選び、ラベルの内容の「項目名」、「パーセンテージ」の項目にチェックを付けます。すると……

グラフ9

ドーナツグラフ中に支店名とパーセンテージが表示されました。同様に外側も変更するといった形でグラフを整えていくと以下のようになります。

グラフ10

全国の支社での人数や地域別での割合が一目でわかるようになりました。中央にはテキストボックスで合計人数を追加しましたが、内側のドーナツグラフの穴を全て埋めて内側だけ円グラフにすることも可能です。

全社員の年齢比を横棒グラフで表す。

最後に、以下のグラフをもとに、社員の年齢比を横棒グラフで表します。 グラフ11

100%積み上げ横棒グラフを選択すると、このデータが元となった横棒グラフが作成されます。

グラフ12

このままでも問題はありませんが、より見やすいグラフのため区分線を追加します。〔グラフのデザイン〕タブから「グラフ要素を追加」、「線」、「区分線」を選ぶと……

グラフ13

グラフに区分線が追加されました。「データ系列の書式設定」では、棒の間隔を狭めることも可能です。

グラフ14

20代の割合が以前よりも増えていることがグラフ化することで分かりました。

データをグラフ化して、業務に役立てよう!

表をもとに、様々なグラフの作り方を紹介しました。Excelは関数や表の作成だけでなく、グラフを作成する際にも使いこなせれば様々な面で役立つこと間違いありません。

次回は今回学んだ知識を踏まえた実践編となります。次回もお楽しみに。

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