2015/08/27 公開

Vlookup関数とエラー「#N/A」の回避方法を伝授!人材管理に役立つExcel Vlookup術[vol.1]

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社員の名簿や給与のデータ、評価表などの作成において、Excelは必須。関数などを上手に使えば、効率的にデータを管理することができます。しかしながら、「関数の数が多すぎてどれを覚えれば分からない」、「苦手だし意味が分からん」と白旗を上げている方もいるのではないでしょうか。

このシリーズでは、役に立つ関数をピックアップし、基本的なことから順を追ってご紹介いたします。第一回目となる今回のテーマはVlookup関数。便利で使いやすいので是非活用してみてください。

Vlookup関数を一言で!

Vlookup関数とはシート上にある参照用の表から必要なデータを検索し、指定した部分に表示させることのできる便利なメソッドです。

例えば下の例では、
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社員名簿の「所属No.」に入力すると、参照表にしたがって「所属名」が表示されていくようにすることが可能です。

手順スタート!

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まずは、「所属名」を記入する部分(黄色い枠で囲ったセル)を選択し、「Fx」のボタン(赤の枠内)を押します。

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上のようなダイアログボックスがあらわれました。

「関数の分類」のボックスを、「検索/行列」に設定し、「関数名」の一覧をスクロールして「Vlookup」を選択しましょう。

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「検索値」のボックスにカーソルを置き、シート上の所属No.を記入するセル(C4)をクリックすると上記のように表示されます。これで検索値はOK。

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次は範囲のボックスにカーソルをおいた状態で、参照表が表示されているセルをドラッグしながら選択します。

今回の値はシート上のG4からH9まで。ボックスに「G4:H9」と表示されるので、F4キーを押して「$G$4:$H$9」と変えましょう。

ちなみに$のマークはその範囲が「絶対セル番地」であることを示すもの。数式をコピー・ペーストした時に「範囲」の値を動かないよう固定するマークです。

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列番号のボックスには2と記入します。これは、先ほど指定した参照表のG4からH9の範囲内で、2列目に取り出したいデータ(今回の場合は「所属名」)があるから。
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最後は、「検索方法」の部分に「FALSE」か「0」(ゼロ)と記入しましょう。

すべて記入を終えたら、Okボタンを押して一旦は完了です。

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こうして指定した黄色のセルに、赤枠で囲まれた数式が組み込まれました。この数式をコピーして、「所属名」以下のすべてのセルにペーストすれば、「所属No.」を記入しただけで「所属名」を自動的に表示させることができます。

10と記入すれば総務部、20と記入すれば経理部・・・という感じ。ちなみに「所属No.」を記入していないところはエラーコード「#N/A」が表示されます。

今回使った数式は以下のような定義になっています。
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エラーコード「#N/A」を消したい場合はIF関数と組み合わせよう!

所属No.が未記入の時でも「#N/A」を表示させたくない場合は、Vlookup関数とIF関数を組み合わせた数式を使えば上手くいきます。

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赤く囲ったボックスをクリックして数式を、=IF(C4=””,””,VLOOKUP(C4,$G$4:$H$9,2,FALSE))に書き換えます。

緑で囲った部分にエラーコードが表示されなくなりました。

数式の定義は以下の通りです。
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2つの半角ダブルクオーテーションマーク「””」は空白を表します。

①C4(所属No.のセル)が空白であるという条件が②真だった場合に空白表示し、③偽だった場合にVlookup関数の値を表示します。
ということを表した数式です。

今日から使えるVlookup関数!

覚えてしまえば以外と簡単なVlookup関数。数式をセルに組み込めば、欲しいデータが自動的に検索・表示されるので非常に効率的です。

今回は「検索の方法」を「FALSE」として検索値に完全に一致する値だけを検索しましたが、「TRUE」と指定すれば検索値と一致する値が無い場合に近似値を表示させることも可能です。

また、IF関数だけでなくMATCH関数などと組合わせることで、様々な用途の表を作成できます。次回以降少しずつ説明していきますので、乞うご期待。スムーズなexcelライフを目指しましょう。

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マネたま編集部
「現場視点から考えると、マネジメントがもっとオモシロクなる」をコンセプトに、マネジメントに関する情報を発信していきます。