2016/10/23 公開

エクセル(Excel)関数を使った引き算でスタッフのシフトを管理

マネジメントシーンで役立つエクセル術

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エクセル関数を使った引き算でスタッフの労働時間の差がわかる!

店舗運営を行なう上で、売上と同じくらい大切なのがスタッフの労働時間です。仕事ができるからといって、長時間労働をスタッフに強いると精神的・肉体的にも支障が出てしまいます。スタッフの労働時間を正確に把握し、適切なタイムシフトを組むことは店舗運営には欠かせません。

エクセルのSUM関数、ABS関数を使えば、スタッフの労働時間を正確に算出し、適切なタイムシフトを組むことができます。また、事務作業を効率化することで本来求められるスタッフのモチベーション向上などの業務に注力できます。

エクセルの関数を使った引き算とは?

エクセルのSUM関数を使えば、膨大の量の数字の合計値を正確に算出することができます。引き算も同様にsum関数を使用することが、正確に答えを導き出すポイントといえます。では、実際のシーンに合わせてエクセルの引き算をご紹介していきます。

以前は休憩のたびにタイムカードを押すのが一般的でしたが、最近では休憩のたびにタイムカードを押すお店は少なくなっています。そのため、スタッフのシフトを管理する場合は、エクセルの表を用いることが多いようです。エクセルの表で各日ごとに労働時間から休憩時間を差し引いて、実質の労働時間を算出し、管理することが一般的です。

労働時間から休憩時間を引く場合は以下の式を入力すると算出できます。

=I4-J4

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スタッフ全員の労働時間と休憩時間を差し引く場合も同様にできますが、SUM関数を使って、算出することができます。
それが以下の式です。

=I11-SUM(J4:J10)

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関数を使わない場合、以下のように算出することができます。

=I11-J4-J5-J6-J7-J8-J9-J10

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しかし、この式はSUM関数を使った方が短縮でき、さらに関数を使った方がミスも減るので管理もしやすくなりますね。

エクセルで引き算の絶対数を関数で求める方法とは?

管理者にとって、スタッフの労働時間を管理することは大切です。働きすぎにより、スタッフが体調を崩すことを防ぐのもマネジメントの大切な業務です。

エクセルを使った引き算で絶対値を求めることができるので、スタッフ間の労働時間の差を計算することができます。こうすることで、労働時間が長いスタッフへのケアにも役立てることができます。

こうした場合、絶対値は、ABS関数を使用して求めることができます。ABS関数は戻り値の引数を絶対値で返すことができ関数です。

例えば、後藤さんと浜田さんの労働時間をそのまま、引き算すると「-10」となってしまいますが、この「-10」はABS関数を使えば、「10」に設定することができます。

ABS関数の設定方法は

fxアイコン → 関数のウィンドウ → ABS関数を選択 → 関数の因数ウィンドウを表示

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数値のフォームに引きたいセルから引くセルを指定します。

OKをクリックすると算出された数値が絶対値になります。

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労働時間差が「10」になったことが確認できました。

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