エクセル(Excel)のプルダウンリストを連動させて色分けしよう

マネジメントシーンで役立つエクセル術

2016/10/31
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プルダウンリストにもうひと工夫すると、作業効率がアップする

プルダウンリストの選択肢によってセルの色を変えることができれば、急いで対応が必要な項目などが一目で分かりやすく、重要事項の見落としを防ぐことができます。

例えば、課を横断してプロジェクトメンバーを選ぶようなシーンで、他の課のメンバーからアサインメンバーを選びたいときに、1つ目のプルダウンリストで「〇〇課」を選択した後、2つ目のプルダウンリストで「〇〇課に所属する人」のみが選べるようになれば、「▽▲課には誰がいたかな?」といった疑問を調べる手間がはぶけてすぐにアサインメンバーを決めることができ、作業効率をアップすることができます。

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エクセルのプルダウンリスト 選択肢によってセルの色を変える

ここでは、選択肢「未提出」のときはセルを黄色に、選択肢「再提出」のときはセルを赤にする設定をします。

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1.色を変える効果を加えたいプルダウンリストが設定されたセルを選択する。

2.「ホーム」タブ→「条件付き書式」をクリックし、メニュー内から「新しいルール」をクリックする。

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3.「新しい書式ルール」というウインドウが開くので「指定の値を含むセルだけを書式設定」をクリックする。

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4.ウインドウ下部の「セルの値」は「特定の文字列」を選択、そこから右2つ目の入力部分に、色を変えたい選択肢「未提出」を入れる。

入れたら右下の「書式(F)」ボタンをクリック。

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5.「セルの書式設定」というウインドウが出てくるので、「塗りつぶし」タブをクリックする。

「背景色(C):」下の色見本から、任意の色をクリックして選択し、右下の「OK」のボタンをクリックする。

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6.続いて現れた「新しい書式ルール」ウインドウも「OK」ボタンで閉じる。

続いて選択肢「再提出」のセルは赤色に変えたいので、1~6の手順をくり返す。
以上で完成です!

エクセルの表で、2つ以上のプルダウンリストを連動させる

ここでは、1つ目のプルダウンリストで選んだ所属課名によって、2つ目のプルダウンリストには選んだ課に所属する人の名前のみが選択肢に出てくる設定をします。

1.下のような、作成したい選択肢の表を作成する。
このリストの作成場所は、表と同じシートでも、別のシートでもかまいません。

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2.まず1つ目のプルダウンリストになる所属課名に、「名前」をつける作業を行う。
1行にあるグレー部分をドラッグして範囲を選択し、A列の上にある入力欄に「所属課」と入力する。

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3.次に2つ目のプルダウンリストの元になる項目に名前をつけていく。
まずA1からA6を選択し、「数式」タブをクリック→「定義された名前」グループの「選択範囲から作成」をクリックする。
出てきたメニューの「上端行」をクリックしてチェックを入れ「OK」ボタンを押す。そうすると、選択したセル全体の「名前」が上端行に書かれた「やさい課」になる。

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同じことをB列からD列にくり返す。

4.元の表に戻り、まず1つ目のプルダウンリストを作成したいセルを選択→「データ」タブをクリック→「データの入力規制」をクリックする。

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5.出てきた「データの入力規制」ウインドウに、
入力値の種類(A): =「リスト」
元の値(S):    =「=所属課」(= は半角)
と入力。OKボタンを押す。

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6.次に2つ目のプルダウンリストを作成したい箇所の、一番上にあるセル(例の場合はD2)を選択→「データ」タブをクリック→「データの入力規制」をクリックする。
5.出てきた「データの入力規制」ウインドウに、
入力値の種類(A): =「リスト」
元の値(S):    =「=INDIRECT(C2)」(半角入力)
と入力。OKボタンを押す。

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6.再びセルを選択し、カーソルをセルの右下の角に合わせ、カーソルの形が「+」に変わったところでクリック&ドラッグして2つ目のプルダウンリストを作成したいセルを全て選択し、クリックの指を離す。(「オートフィル」といいます)

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以上で完成です!

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エクセルの表に作成したプルダウンリストを削除する

1.プルダウンリストを削除したいセルを選択し、「データ」タブ→「データの入力規制」をクリックする。出てきた「データの入力規制」ウインドウの左下「全てクリア(C)」を押す。

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これで、プルダウンリストの削除が完了しました。

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