エクセルで「改ページ」や「印刷範囲の設定」を使用し印刷範囲を変更する方法

マネジメントシーンで役立つエクセル術

2016/10/24
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エクセルで「改ページ」や「印刷範囲の設定」を駆使すれば見やすい会議資料に

会議で資料を配布する際には、誰もが内容を見やすいよう資料を印刷する必要があります。しかし、エクセルで作成した表をそのまま印刷しようとすると、区切りの悪い部分で切れてしまうといった状況が多々あります。また、表の一部分だけを印刷し会議で配布する必要がある場合にも、作成したままの状態では思い通りの印刷範囲にはなりません。

そういった場合、エクセルの「改ページ」や「印刷範囲の設定」を駆使すれば、印刷範囲を自由に調節することができるため、区切りの良い状態や任意の範囲のみを印刷することができます。また「改ページプレビュー」を使えば、表全体を1ページに収めるといったこともできます。印刷範囲の調節方法を身に付け、誰もが見やすい会議資料作りに役立ててください。

エクセルの「改ページプレビュー」で、印刷範囲を任意に設定する

初めに「改ページプレビュー」について解説していきます。「改ページプレビュー」を駆使すれば、印刷範囲を任意に指定できるため思い通りに会議資料を印刷することができます。
まず、「表示」タブ→「ブックの表示」→「改ページプレビュー」を選択しましょう。

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「改ページプレビュー」を選択すると、下の画面のように印刷範囲が青い線で囲まれ、背景に印刷ページ数が表示されます。ページの区切りは点線で表示されています。

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線はドラッグで移動すれば自由に変えることができます。

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例えば1ページと2ページの間のページ区切り線を左にドラッグしてずらすと、

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印刷範囲が変更されるのがわかります。任意で設定したページ区切り線は、実線で表示されます。
ページ区切り線を表の右端までドラッグすれば、一つの表を1ページで印刷することもできます。

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エクセルで「改ページ」を使い、印刷範囲を区切りよく調節する

「改ページ」を使えば、印刷範囲を任意の場所で区切ることができるため、見やすい会議資料を作成することができます。

まず、区切りたい行または列を選択しましょう。ここでは、横方向に区切りたいと思いますので、「行9」を選択しています。尚、改ページは選択した行の上に挿入されます。
区切りたい行または列を選択したら、右クリックメニューの「改ページの挿入」を選択します。

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行9の上に改ページが挿入されました。

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縦に改ページを挿入する場合には、任意の列を選択し、同じく右クリックメニューの「改ページの挿入」を選択します。改ページは選択した列の左側に挿入されます。

エクセルの「印刷範囲の設定」で必要な部分だけを印刷する

「印刷範囲の設定」を使えば、表の一部分だけを印刷するといったこともできます。一部分だけを会議で共有したい場合に便利です。
まず、印刷したい部分を範囲選択し、「ページレイアウト」タブ→「ページ設定」→「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」を選択します。

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印刷プレビューを確認すると、範囲選択した部分だけが表示されているのがわかります。

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