エクセル(Excel)のPHONETIC関数を使って、簡単にふりがなをつける方法

マネジメントシーンで役立つエクセル術

2016/11/04
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2016

エクセルのPHONETIC関数で顧客の名前のふりがなをつけてみよう!

マネジメント職につくと、顧客情報などの個人情報を取り扱うことが多くなります。名前や住所に「ふりがな」記入欄を設けているケースも多いですが、お客様が記入し忘れた場合、入力する際に間違えてしまう恐れがあります。

また、膨大な量の情報一つ一つに、ふりがなをつけるのも非効率です。エクセルのPHONETIC関数では、瞬時にふりがなをつけることができ、正確さも増すため、正しい個人情報を保持できます。その他にも、スタッフが読み間違えやすい漢字や外国語でつけられた商品名にふりがなをつけるなどのケースに活用できます。

エクセルの関数以外で顧客の名前にふりがなをつけてみよう!

ふりがなを付与したいセルを選び、ホームタブの「フォント」の以下のアイコンを選択します。

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「ふりがなの表示」を選択すると、同じセル内にふりがなが付与されます。

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このふりがなの書式を変えたい時はホームタブの「フォント」の以下のアイコンを選び、「ふりがなの設定」を選択します。

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するとウィンドウが表示します。
ひらがなやカタカナなどの種類、配置を設定したい時は「ふりがな」タブを選択します。

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フォントやスタイル、サイズなどを指定したい場合は「フォント」タブを選択します。

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それぞれ、編集すれば、好きにふりがなを設定できます。

エクセルのPHONETIC関数を使って、ふりがなをつける

次にエクセルのPHONETIC関数を使って、別のセルにふりがなをつけてみましょう。

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ふりがなをつけたいセルを選択し、
fxアイコン → 関数のウィンドウ → PHONETIC関数を選択 → 関数の引数ウィンドウを表示、を選択します。

参照のフォームにふりがなをつける文字列が記入されているセルを選択します。

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すると、ふりがなが設定されました。

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他のセルにも適用させたい時は、PHONETIC関数を設定したセル右下にある点をクリックしたまま、適用したいセルまで伸ばすと反映されます。

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セル内にふりがなを表示させるか、別のセルでふりがなの表示をさせるかは、業務の使用用途によって、選んでください。

スタッフの名簿を作成する場合は同じセル内への表示で問題ありません。
データベースに登録するため、エクセルをcsvに変換する際は別セルに記入すると変換時が楽になります。

複数のスタッフと共有する情報は、なるべく間違いのないようにしなくてはいけません。たとえば顧客の名前は、その代表格。読み間違えてお客様を不快な気持ちにさせないよう、あらかじめ「ふりがな」をつけておくことで、できるだけトラブルを回避したいですね。

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