2016/10/23 公開

エクセル(Excel)におけるindex関数の賢い使い方とは?

マネジメントシーンで役立つエクセル術

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エクセルで管理された顧客情報、社員情報を呼び出したい時に使えるindex関数

エクセルの検索関数には、VLOOKUP関数、HLOOKUP関数といったものもありますが、それらの関数では対応できない場合に使えるのがindex関数です。具体的には、対象範囲内から行番号と列番号を指定した上で、交差するセルの値を表示するのが、index関数です。

index関数は、それ単体だと指定された列と行にあるセルの「内容を表示する」だけの関数ですが、MATCH関数を組み合わせて使うことで、特定条件を入力して検索する時に役立つ関数となります。

たとえば、エクセルで作成した膨大な社員リストの中から特定の社員を探したい、顧客番号から詳細な情報を取り出したい……なんて事はないでしょうか?INDEX関数なら、その社員や顧客のIDがわかっていればすぐに探せるので時間短縮になります。今回は、そんなindex関数の使い方についてご説明します。

index関数の使い方

まずは、index関数の基本的な使い方と仕組みを理解する必要があります。
INDEX関数は、指定した行と列に交差するセル内容を呼び出す関数です。

エクセル画面上部の「数式」タブから、「関数の挿入」を選択します。

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「index」と検索してindex関数を呼び出します。

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さらに、配列、行番号、列番号を選択し、OKをクリックしましょう。

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まずは、対象となる表(B2:J10)を選んでおきましょう。

このケースでは、項目などの文字列は除き数値のみを選択します。

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行と列に条件(ここで言う「4 行目」と書かれたセルC12と「6 列目」と書かれたセルF12)を入力し、OKを押せば求めていたセルの内容が表示されます。

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九九の表を使ったので掛け算のような関数にも思えますが、これはただ範囲選択した表の中で4行目と6列目が交差したセルの数値を出力しただけです。

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つまり、本来九九なら24と表示される場所に「index」と入力すれば、このようにindexと表示されるのですね。

MATCH関数と組み合わせて社員番号から社員情報を取り出す

index関数は、MATCH関数と組み合わせて使うことで、データ入力した表の中から特定条件を指定した上で、そのデータを呼び出すことができるようになります。

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たとえば、こちらのように社員の住所録を作成したとします。

この例では5件しかデータは入っていませんが、これが200、300、400…と増えていくにつれ、社員の名前を探すのはどんどん面倒になっていくことでしょう。

そんな時、社員番号があらかじめわかっていれば、index関数とMATCH関数を組み合わせて社員情報を取り出すことができます。

今回は、社員番号450番の煙山さんを検索していきます。

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まずは、判明している社員番号を先にセルB4に「450」と入力しておきます。

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ここで登場するのがMATCH関数です。
指定した表(ここでいう住所録)の中で、条件に一致する数字が何行目に表示されているかを出力します。

MATCH関数は他の関数と同じく、「数式」タブから「関数の挿入」を経て選択します。

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検査値とは、調べたい数字や項目の名前です。
ここでは社員番号450が住所録の何行目にあるのかを調べたいので、さきほど450と入力したセルB4を選びます。

検査範囲とは、調べたい数字や項目が含まれる場所のことです。
シート全体ではなく、今回調べる住所録の中から項目名を除いた社員番号が割り振られているセル全て(B14:B18)を選択しておきます

照合の種類とは、その数値や項目がどれだけ当てはまっているかの度合いです。
-1と入力すれば検査値以上の最小の数値、1と入力すれば最大の数値、0と入力すれば検査値と等しい数値が表示されます。

今回は450に等しい数値を探すので、「0」と入力しましょう。

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行番号は3と表示されました。

つまり、先ほど選択したB14~B18の社員番号列の中で3行目にあるということです。

ここからはindex関数を使って検索をしていきます。

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配列には、社員番号(B14)から区市町村の最後(F18)まで範囲選択(数式はB14:F18)します。

行番号はさきほどMATCH関数で出したものを使うので、「表中3行目」という意味が表示されたセルB5を入力します。

そして、名前が表示されている列番号は指定した表中の2列目に該当するので2と入力します。

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これで名前が呼び出せました。

さらに、電話番号、都道府県、区市町村を表示させるためには、名前を出すのに使った関数をコピーして使っていきます。

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その際に、数式は相対参照ではなく、F4キーを一度押して絶対参照状態にしておきましょう。

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名前を呼び出した関数は「= index ($B$14:$F$18,$B$5,2)」となっていましたが、電話番号は列が異なるため、「= index ($B$14:$F$18,$B$5,3)」と最後の数字だけを3列目に対応させます。
同様の処理を都道府県、区市町村でも行えば、すべての項目の表示が可能となります。

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