エクセル(Excel)におけるデータベースの活用法とは? | マネたま

エクセル(Excel)におけるデータベースの活用法とは?

マネジメントシーンで役立つエクセル術

2016/10/25
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2016

エクセルをデータベース化して入力した数値を簡単集計

小売店を例に挙げてみましょう。日々の売上など、入力したデータを様々な関数を使って計算できるのがエクセルの強みですが、そんな入力済みのデータを大きい順、小さい順、担当者順、といった形で自由に並べ替えたい、また入力した数値の平均や合計を知りたい、と思うこともあるでしょう。

そんな時に役立つのがエクセルにおける表のデータベース化です。商品名、商品コード、金額などを入力した各種数値の並べ替えや集計、そして管理までもが簡単に行える超便利機能です。今回はエクセル上でファイルを集計・閲覧する際に、視覚的に格段に見やすくなり日々の複雑な業務を効率化するデータベースについてご紹介します。

入力した表をテーブルに変換する

エクセルでデータベースを使う時は、作成した表をそのまま使うのではなく、一旦テーブル化する必要があります。

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まずは、画面上部に表示される「データ」を選択し、その下に表示される「テーブルから」をクリックしましょう。

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次にテーブルに変換するデータ範囲を選択します。

ここでは、表全体をテーブル化するので、全体を選択しOKをクリックしましょう。

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すると、このようなクエリエディターが表示されます。

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今回は使用しないので画面右上の×から、変更を破棄し、元の画面に戻ります。

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表の項目にドロップダウンメニューが表示されました。

これでエクセルで作成した表のテーブル化が完了です。

データベースを活用して様々な並べ替え

テーブル化が完了したので次はデータベースの活用方法を見ていきます。

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まずは、「金額」に表示されたドロップダウンリストから、降順を選んでみます。

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すると、「金額」は大きい順に並べ替えられ、額の大きい順を知りたい時にはとても見やすくなりました。

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また、「数値フィルター」で「平均より上」を選択すれば、表全体の「金額」の平均値より上の項目が全て表示されます。

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このように、データベース化すればドロップダウンメニューから様々な並べ替えが可能となるのです。

また、「担当者」のドロップダウンメニューから、特定の人間だけを指定して表を抜き出すこともできます。

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今回は田中を選択しましたが、複数人を組み合わせることも可能です。

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担当者田中だけのデータが出力されました。

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これらの処理は、再度ドロップダウンメニューを選択して「フィルターからクリア」すれば解除されて元のデータベース画面に戻ります。

データベースで集計する

データベースのもう1つの便利機能が「集計」です。
これは合計や平均値を出す関数が簡単に使えるため非常に便利です。

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「集計」は、データベース化した表のどこかをアクティブにした状態だと画面上部に表示される「デザイン」タブから、「集計行」をクリックすると出現します。

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表の最終行に「集計」と書かれた行が表示されました。

この状態の各列にはドロップダウンメニューが配置されており、平均や最小・最大、合計などの関数が簡単に使用できるようになっています。

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「金額」列の合計はこのように出ました。

さらに、この「集計」はさきほど行った担当者別でももちろん使用が可能です。

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担当者は佐藤のみにフィルターをかければ、このように特定条件だけの合計を出すことも可能です。

集計作業を楽にするデータベースは、覚えておいて損のない便利な機能です

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