ワードでPDCAのサイクル図を作ろう!

マネジメントシーンで役立つビジネスフレームワーク術

2016/12/15
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部下にPDCAサイクル図の作成方法を伝えておきましょう

PDCAサイクルのテンプレートはMicrosoft社のソフトウェアで、簡単に作成することができます。しかし、個人でデザインを行なった図だと、新人や部下が作成したPDCAサイクル図を添削するなど手間がかかってしまいます。

そこで利用したいのが、WordのSmartArt(スマートアート)です。このスマートアートを使用することで、簡単に作成できるだけでなく、デザイン性にも優れており、パソコン上で添削も可能なので、おすすめです。報連相の手段としても優れているので、迅速なフィードバックが可能です。結果的にPDCAサイクルを高速で回すことができます。

スマートアートでPDCAサイクルの図を作成してみよう!

PDCAサイクル図の作成はワードを使用します。
※操作方法はWord2016でご紹介いたします。

まず、「挿入」タブにある「SmartArt」をクリックします。

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次に「循環」の「基本の循環」をクリックします。

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「基本の循環」で作成された図は5つのサークルが記載されています。
そのうちの一つを削除し、それぞれのサークルに「Plan(計画)」、「Do(行動)」、「Check(評価)」、「Act(改善)」を記入します。

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次にデザインを設定してみましょう。
「SmartArt」ツールの「デザイン」タブの「色の変更」をクリックします。

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するとベーシックやカラフル、アクセントなどの一覧が表示されます。

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任意の配色を選択すると、PDCAの各項目に色がつけられます。

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「SmartArt」ツールの「デザイン」タブの「その他」では3Dなどのデザインを設定することができます。

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PDCAサイクルの図を使って、報連相を徹底しましょう

スマートアートで作成したPDCAサイクル図であれば、パソコン上でも紙面に印刷しても繰り返し使用することができます。また、フィードバックも容易です。

PDCAを失敗しないためにも報連相を徹底する必要があります。

特にPlan(計画)が目標や目的になっている、Do(行動)の精度が低いといったものが散見されます。そのため、部下や新人の提出してきたPlan(計画)やDo(行動)をきちんとフィードバックしましょう。

その際に部下や新人の指導で大切にしたいのが、方向性を示してあげることです。計画自体が上司・部下が求める結果にマッチしているか、行動プランに抜け漏れがないかも部下自身の自己チェック能力も向上してあげましょう。

部下が提出したPDCAサイクル図は破棄せずに、後のフィードバックや再指導の際のチェック資料として残しておくと良いでしょう。

指導の際は部下が着目した点の良い部分と悪い部分の両方を確認し、バランスの良いフィードバックを心がけるようにしましょう。そうすることで部下の自浄能力も向上することができます。

報連相は、仕事をスムーズに行う組織の血液ともいわれています。PDCAサイクル図をしっかり作成し、把握してあると誰に、どんな報連相が一番重要なのか、一目瞭然になりますのでマネジメントサイクルを利用し、効率よく仕事のタイムスケジュールを実行しましょう。

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