例文から学ぶ5w1hを意識した文章の書き方

マネジメントシーンで役立つビジネスフレームワーク術

2016/12/15
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5w1hを意識し、文章の誤解や疑問を減らす

ビジネスシーンでは口頭での説明ではなく、文章を通じて説明する機会も多くあります。伝える人数が多くなると、特にそうでしょう。文章での伝達は、何度も読み返せる利点がありますが、相手が疑問を抱いてもその場で確認できないため、内容を誤解したままになったり、準備不足で時間を無駄にしたりといった可能性があります。

例えば「本部スタッフによる訪問」を部下に伝達したい時、「何月何日」という日付だけではなく、「何故」「何を」といった「理由」「目的」にも触れることで、現場のスタッフは訪問に対する十分な準備が可能となります。

ビジネス文章は5w1hを使って誰が読んでもわかりやすいように!

ビジネス文章は、とにかく簡潔に伝えることが重要です。
そして同時に、過不足のない情報を盛り込むように意識していきましょう。
過不足のない情報を伝えるためには5w1hをよく考えることがポイントです。

例えばこちらの文章をご覧ください。

「新しい発注システムの導入にあたって、発注方法を説明するために、8月8日午前11時に本店スタッフが渋谷支店へ行きます。実際の機器を用いて説明しますので、発注用の機器を揃えておいてください。」

この文章には、5w1hの全てが含まれています。

・when「いつ」……8月8日午前11時
・who「誰」……本店スタッフ
・where「どこ」……渋谷支店
・what「何を」……発注方法の説明
・why「何故」……新しい発注システム導入のため
・how「どのように」……実際の機器を用いて

このように5w1hを意識すれば、誰が読んでもわかりやすい文章を書くことができます。

もしも、「8月8日午前11時に本店スタッフが渋谷支店へ新しい発注システムの説明に行きます」のみの連絡しか行かなければ、当日機器の準備に余計な時間が取られてしまうかもしれません。

注意!長文はあまり好ましくない。5w1hで文章を短くまとめる。

5w1h-true

ビジネス文章では、1つの文章があまり長文にならないように気をつける必要があります。

たとえば、こちらの文章をご覧ください。

「新しい発注システムの導入にあたり、発注方法の説明に本店のスタッフが電車で渋谷支店に8月8日の午前11時に視察に行くため、発注機器の準備をしておいてください」

5w1hは全て入っていますが、1文に収めたことで全体がゴチャゴチャした印象を受けます。

ビジネス文章では、必要事項を簡潔にまとめた短文の積み重ねのほうが、読む側にとって情報の整理が容易になります。

同じ内容を3つの短文に分けてみましょう。

「8月8日午前11時、本店のスタッフが渋谷支店に訪問します。目的は新しい発注システム導入による発注方法の説明です。当日は時間までに発注機器の準備をしておいてください。」

どうでしょうか?
1文で書くよりも、わかりやすくなったのが伝わると思います。

余計な修飾語はなるべく排すること!5w1hを意識して余計な文章を削る。

ビジネス文書において、形容詞などの修飾語は省いたほうが、重要な内容が伝わりやすくなります。
伝えるべきことだけを伝えるようにして、余計な言葉は極力削除するようにしましょう。

たとえば、このような文章です。
「明日13時より店頭で青森産の美味しいリンゴの特売セールを行います。大量に仕入れましたので力を入れていきましょう!各スタッフは、13時前に休息を取っておいてください」

この文章に「青森産の美味しい」というフレーズは必要ありません。お客様には伝えるべきフレーズかもしれませんが、スタッフ間では必要のない言葉です。修飾語は削除し、「青森産リンゴの特売セール」と簡潔に述べましょう。

このように、お客様に伝える文章とスタッフ間で伝える文章で用いる表現は使い分ける必要があります。

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