正確に書きたい報告書!5w1hを意識した書き方とは

マネジメントシーンで役立つビジネスフレームワーク術

2016/12/15
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5w1hを意識した報告書で社員同士のトラブルやストレスを回避

仕事場で「伝えて欲しいことが伝わってこない」や「伝えたつもりが伝わっていない」ということが起きてしまうと、お互いにとってストレスになるでしょう。トラブルの原因になってしまうこともあります。

報告書を通じた行き違いは、ほとんどの場合報告書の書き手側に問題がありますので、職場の全員がきちんと報告書を書けるようになれば余計なストレスやトラブルからは解放されます。
5w1hを意識した報告書の書き方を身につけ、社員同士のコミュニケーションが円滑になるように心がけていきましょう。

when:いつの報告なのかをしっかりと明記!

これまでの章で「5w1hを意識する際には、whyとhowから始めるとうまくいきやすい」と説明してきましたが、報告書の場合はwhenから始めた方が良いです。

まず日付を入れること!

当たり前のことなのですが、意外とこれができていない人も多いです。報告書の頭には必ず日付を入れ、必要であるのならば時刻も記入する癖をつけておきましょう。時刻を入れるべきかどうか迷う時は、入れる方を選んでください。

who:誰に充てた報告書なのかを明確にする

報告書には特定の相手に読んでもらうケースと、不特定多数に読んでもらうケースがありますが、ここを明確にするのは大事です。

「◯◯さんへ」と名指しで書けば、相手はより真剣に報告書を読んでくれますし「全スタッフへ」と書けば自分も対象なのだと理解できます。

一見「全スタッフへ」は意味がないように感じてしまうかもしれませんが、このフレーズを入れることで報告書を読むように促す効果があります。

5w1hを意識した報告書の例

それでは5w1hを意識した報告書の例を紹介します。

10月12日 17:00
本店◯◯さんへ

本日13:00から渋谷店の会議室営業会議を行いました。
会議のメンバーは渋谷店の全スタッフです。
渋谷店の売り上げ低迷のための打開策を話し合ったところ、11月より販売エリアを拡大するという結論に達しました。
拡大するエリアは恵比寿から品川エリアまでです。
今後システムの変更などでお手数かけるかもしれませんが、よろしくお願いします。

when:「10月12日13:00」
who:「渋谷店全スタッフ」
where:「渋谷店の会議室」
what:「営業会議」
why:「売り上げ低迷のため」
how:「販売エリアを拡大して」

このように5w1hを全て盛り込むことで、本店の◯◯さんに渋谷店でどのような会議が何のために行われたのか、どのような結論に達したのかが過不足なく伝わります。

文章にするのが難しければ箇条書きでも

文章にするのが困難な場合、箇条書きでも良いでしょう。
その場合、このような書き方になります。

10月12日 17:00
本店◯◯さんへ

本日渋谷店で行った会議の報告です。
日時:10月12日13:00~15:00
会議場所:渋谷店会議室
参加メンバー:渋谷店全スタッフ
会議内容:売り上げ低迷への打開策
会議で決まったこと:11月より販売エリアを恵比寿から品川エリアまで拡大する

以上です。
今後システムの変更などでお手数かけるかもしれませんが、よろしくお願いします。

このように箇条書きならば、5w1hを意識するだけで伝えるべき内容を伝えることが可能です。

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